Integritetspolicy

Här framgår det hur JMA Easy Life behandlar personuppgifter, personer vars personuppgifter företaget behandlar ska förstå hur och varför deras personuppgifter hanteras i JMA Easy Life verksamhet och vilka rättigheter de har i förhållande till företaget.

För JMA Easy Life är det viktigt att kundrelaterad information, inklusive personuppgifter, såväl som information om företagets anställda, behandlas säkert och konfidentiellt samt att tillämpliga regelverk efterföljs.

Här nedan framgår hur JMA Easy Life hanterar personuppgifter i centrala delar av verksamheten. JMA Easy Life utför uppdrag inom ramen för verksamheten både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde. JMA Easy Life är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter som företaget genomför för egna ändamål, bland annat kontroller avseende förekomst av intressekonflikter och oberoende.

Information om behandling av personuppgifter för antagande och hantering av kunder och uppdrag

Bakgrund

När personuppgifter behandlas har den personuppgiftsansvarige en skyldighet att lämna viss information till de registrerade. Med anledning av uppdraget kommer personuppgifter att behandlas av JMA Easy Life. Av denna anledning lämnas följande information.

JMA Easy Lifes behandling av personuppgifter

JMA Easy Life kommer att behandla personuppgifter enligt gällande rätt. De personuppgifter som kommer att behandlas erhålls från kunden, dess koncernbolag (om tillämpligt), eller annan, t.ex. myndighete, kommuner eller allmänt tillgängliga källor och avser behöriga företrädare och andra personer vars personuppgifter behövs för att hantera kundrelationen samt verklig huvudman. Personuppgifterna behandlas inför antagandet av kunder och/eller uppdrag och med anledning av utförandet av uppdraget för att:

vidta oberoendekontroller,
vidta kvalitetskontroller samt
för att dokumentera vidtagna åtgärder.

Sådan behandling är nödvändig för att fullgöra de rättsliga förpliktelser som åvilar JMA Easy Life som utvärderar möjligheten eller har åtagit sig att utföra uppdraget och är nödvändig för JMA Easy Life berättigade intresse av att uppfylla dess professionella skyldighet. JMA Easy Life kan även komma att behandla personuppgifter för andra riskhanteringsåtgärder (såsom exempelvis försäkringsärenden). Denna behandling är nödvändig för JMA Easy Life berättigade intresse av att hantera risker och eventuella krav.

JMA Easy Life kan även komma att behandla personuppgifter för att informera om seminarier och andra event som JMA Easy Life anordnar samt för att skicka ut nyhetsbrev och annan marknadsföring. Behandling för dessa ändamål är nödvändig för JMA Easy Life berättigade intresse av att kunna nå ut till anställda hos kunder som kan vara intresserade av event, marknadsföring och nyheter inom områden som är relevanta för dessa personers befattningar.

Personuppgifterna i uppdraget kommer att behandlas för att utföra de överenskomna tjänsterna enligt Uppdragsbrevet. Den rättsliga grunden för denna behandling är antingen berättigat intresse, samtycke eller avtal med den registrerade.

Kategorier av personuppgifter

De kategorier av personuppgifter som kan komma att behandlas för ovan nämnda ändamål är bl.a.

kontaktuppgifter som namn, adress, personnummer/samordningsnummer, telefonnummer, e-postadress
uppgifter om anställning som avdelningstillhörighet och befattning
andra uppgifter som är nödvändiga för att utvärdera och hantera kundrelationen.

I samband med registrering av kunden kan JMA Easy Life även komma att behandla kopior av identitetshandlingar för de personer som företräder uppdragsgivaren inom ramen för de kundkännedomsåtgärder som ska vidtas i enlighet med penningtvättslagen.

Överföring till tredje land

Personuppgifter kan komma att behandlas av JMA Easy Life nätverksbyråer och annan som anlitas av JMA Easy Life i syfte att utföra de åtgärder som omnämns ovan på JMA Easy Life uppdrag; de kan vara baserade såväl inom som utanför EU/EES. Vid överföring av personuppgifter för behandling i ett land utanför EU/EES, som inte säkerställer en adekvat skyddsnivå, ansvarar JMA Easy Life för att personuppgifterna omfattas av lämpliga skyddsåtgärder och på villkor att lagstadgade rättigheter för registrerade och effektiva rättsmedel för registrerade finns tillgängliga, eller där så inte är fallet att ytterligare kompletterande skyddsåtgärder har vidtagits som skulle kunna säkerställa att de överförda uppgifterna får en skyddsnivå i tredjelandet som är väsentligen likvärdig med den nivå som garanteras inom EU.

Mottagare av informationen

JMA Easy Life är skyldig att tillse att den information som behandlas med anledning av uppdraget inte blir tillgänglig för obehöriga, vilket innebär att personuppgifter kommer att behandlas konfidentiellt. JMA Easy Life kan komma att lämna ut personuppgifterna till nätverksbyråer eller annan som anlitas av JMA Easy Life i syfte att kontrollera och upprätthålla opartiskhet och självständighet, att utföra kvalitetskontroller och vidta övriga risk management-åtgärder samt för att skicka ut inbjudningar till event och annat marknadsföringsmaterial. JMA Easy Life kan även komma att lämna ut personuppgifterna till försäkringsbolag eller juridiska rådgivare i samband med ett rättsligt förfarande i den mån det krävs för att ska kunna ta tillvara sina rättmätiga intressen eller till annan mottagare om sådan skyldighet föreligger enligt gällande lagar och regler, professionell skyldighet eller myndighetsbeslut.

Lagring av personuppgifter

Personuppgifterna kommer inte behandlas under längre tid än vad som är nödvändigt för de ändamål för vilka personuppgifterna behandlas. De flesta uppgifter som är hänförliga till utförandet av uppdraget sparas i tio år efter att uppdraget har avslutats

Rättigheter som registrerad

Registrerade har i vissa fall rätt att på begäran få information om huruvida personuppgifter som rör den registrerade behandlas och i så fall rätt att få tillgång till personuppgifterna i form av ett s.k. registerutdrag. Registrerade har vidare ofta rätt att få felaktiga personuppgifter som rör den registrerade rättade. Vidare kan registrerade ha rätt att få sina personuppgifter raderade, rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter som rör den registrerade eller invändningen mot sådan behandling. Registrerade har också rätt att inge klagomål till en tillsynsmyndighet om behandlingen.

Den information och de uppgifter som Uppdragstagaren tar del av inom ramen för uppdraget omfattas av tystnadsplikt, vilket innebär att Uppdragstagaren normalt sett inte får lämna ut sådan information. När det gäller personuppgifter som behandlas i samband med antagande av kunder och uppdrag samt med anledning av uppdraget, så är Uppdragstagaren skyldig att bevara dokumentationen i detta avseende under minst tio år. Detta medför att det inte är tillåtet att radera personuppgifter som ingår i sådan dokumentation dessförinnan och ibland är det inte heller tillåtet att rätta uppgifterna. Av nämnda skäl är det inte möjligt för Uppdragstagaren att i sådana fall på begäran från en registrerad begränsa eller inskränka behandlingen av personuppgifterna. När det gäller Uppdragstagarens personuppgiftsbehandling för marknadsföringsändamål har registrerade dock rätt att begära radering, rättelse, begränsning och att invända mot behandling av sina personuppgifter för sådana ändamål.